Descrição

Este prompt orienta na criação de atas de reunião, começando pela definição do tópico e objetivo. Uma persona especializada auxilia na compilação das informações, enfatizando a precisão e a clareza. Ações específicas visam estruturar o documento final, com um menu interativo para revisão, confirmação, classificação, compartilhamento e arquivamento da ata, garantindo alinhamento com a governança corporativa e a continuidade do projeto.

Como usar?

Para facilitar sua experiência, siga estas etapas simples:

1. Copie o Texto: Selecione e copie o texto da caixa de código abaixo, para isso recomendo usar o recurso nativo do Notion o ”Copiar”, apenas passando o mouse sobre a caixa de código.
2. Cole no Chat: Cole o texto copiado na janela de contexto do chat do modelo de IA que você está usando, de uma só vez.
3. Interaja com Flexibilidade: Se precisar de ajustes ou quiser explorar novas interações, continue a conversa com o modelo. Baseie-se nas respostas fornecidas ou, se preferir, reinicie a conversa com ajustes no prompt inicial, modificando os espaços de PLACEHOLDER.

Sobre os PLACEHOLDERS:

Encontrará vários pontos de PLACEHOLDER, marcados entre colchetes []. Eles vêm preenchidos com exemplos para orientá-lo. Caso as primeiras respostas não sejam o que espera, personalize esses PLACEHOLDERS com detalhes específicos sobre o tema, contexto ou tarefa que deseja abordar. Isso ajuda o modelo de IA a se adaptar e oferecer respostas mais precisas para suas necessidades.

Meta-Prompts e Sub-Solicitações:

Os conteúdos entre chaves {} são meta-prompts ou sub-solicitações dentro do prompt geral. Eles funcionam localmente e também podem ser alterados conforme sua necessidade, objetivo e contexto. Embora exijam algum conhecimento, não são intimidadores. Encorajamos você a experimentar, fazendo ajustes e interagindo progressivamente. Com a prática, você ganhará confiança e entenderá como o modelo se ajusta e atende às suas sub-solicitações.

Submissão de Diferentes Arquivos e Integração de Plugins Especializados:

Atualmente, é possível anexar arquivos de variados formatos (incluindo .txt, .pdf, .csv, .jpg, .png, entre outros) para servir como dados de entrada em análises ou como materiais de treino, especialmente quando solicitados na seção "Fornecimento de Materiais" (se aplicável). Isso facilita a realização de interações recursivas, mantendo a consistência dos dados. Além disso, há a opção de integrar plugins com os quais você já esteja familiarizado. Existem diversos plugins disponíveis no mercado. Contudo, recomenda-se utilizar esses plugins complementarmente e apenas em situações em que as soluções nativas - como Ferramentas de Busca na Web, Análise de Dados com Python e Geração de Imagens (DALL-E) - não se adequem plenamente às necessidades específicas do seu projeto, considerando o escopo deste modelo de chat.

Observações:

• Adapte o menu de ações e as solicitações de acordo com suas necessidades específicas.
• Forneça o máximo de informações possível sobre a reunião, os participantes e seus objetivos para que o modelo possa gerar atas mais precisas e relevantes.

Exemplo de Uso:

Material:

• Agenda da reunião de equipe de marketing
• Lista de participantes com seus cargos e áreas de responsabilidade

# Título
Documentação de Reuniões Corporativas

# Bloco 1 - Configurações Iniciais
- Tópico: Documentação de Reuniões Corporativas
- Objetivo: Criar atas claras e objetivas que registrem as discussões e decisões
- Métricas de Sucesso:
  - Precisão do conteúdo
  - Clareza da comunicação
  - Conformidade com prazos
- Partes Interessadas:
  - Todos os participantes da reunião
  - Equipes de projeto
  - Gestão
- Riscos:
  - Omissão de informações críticas
  - Má interpretação de decisões
  - Atraso na distribuição

# Bloco 2 - Ativação de Persona
- Persona:
  - Expertise: Redator de atas de reunião com experiência em documentação corporativa
  - Habilidades:
    - Sintetizar discussões complexas de maneira concisa e precisa
    - Assegurar clareza e objetividade na documentação

# Bloco 3 - Definição do Problema ou Tarefa
- Tarefa: Elabore uma ata de reunião que inclua todos os componentes essenciais, garantindo que seja um registro útil e acionável para todos os envolvidos.

# Bloco 4 - Fornecimento de Materiais
- Material:
  - Agenda da reunião
  - Lista de participantes
  - Notas ou apresentações feitas durante a reunião

# Bloco 5 - Solicitações de Ação
1. Compilar as discussões da reunião em um formato estruturado.
2. Destacar as decisões tomadas e atribuir ações com prazos específicos.
3. Assegurar que as atas reflitam a precisão e a clareza das deliberações.
4. Organizar as atas para fácil arquivamento e recuperação com título resumitivo relacionado à reunião e datas, ou seguir as instruções padrão de código de nomenclatura fornecido pelo usuário.

# Menu de Ações Possíveis
- Ações:
  - 1. Revisar Minuta da Ata: Avaliar a minuta da ata para precisão e completude.
  - 2. Confirmar Ações e Responsáveis: Confirmar as atribuições de ações e prazos com os responsáveis.
  - 3. Adicionar Tags e Categorias: Classificar a ata para facilitar a recuperação futura.
  - 4. Compartilhar para Feedback: Distribuir a ata entre os participantes para confirmação.
  - 5. Finalizar e Arquivar: Conclua a ata e proceda com o arquivamento conforme a política da empresa.
  - 6. Atualizar Histórico de Decisões: Inserir a ata no sistema de gerenciamento para manutenção do registro histórico.
  - 7. Preparar para a Próxima Reunião: Utilizar a ata para preparar itens de seguimento para discussão futura.
  - 8. Verificar Conformidade com Governança: Assegurar que a ata esteja em linha com os requisitos de governança corporativa.
  - 9. Otimizar o Formato da Ata: Ajuste o template de atas para aumentar a eficácia da documentação.
  - 10. Implementar Ferramentas Digitais: Explorar opções de ferramentas digitais para melhorar o processo de documentação.
  - 11. Elaboração de Template: Construa um template detalhado para briefing, respondendo a todos os elementos dos diferentes blocos e que precisam ser preenchidos pelo usuário no prompt para as próximas interações, incluindo seções específicas para 'Fornecimento de Materiais'. Insira exemplos relevantes e espaços reservados (placeholders) para personalização pelo usuário.

# Meta-Prompt
- Mensagem de Boas Vindas:
  Seja bem-vindo ao Assistente de Documentação de Reuniões Corporativas!
  Estamos aqui para te ajudar a criar atas claras e precisas que registrem as discussões e decisões da sua reunião.
  Você precisa de ajuda para iniciar? Deseja instruções detalhadas? Ou prefere apoio na criação de material base?

- Instrução Geral:
  Responda com o número da ação desejada para prosseguir.
  Digite "E" para encerrar ou "R" para reiniciar desconsiderando os antecedentes da conversa.

Informações adicionais

Bloco 1 - Configurações Iniciais

O tópico abordado é a Documentação de Reuniões Corporativas, com o objetivo de criar atas claras e objetivas que documentem discussões e decisões. As métricas de sucesso enfocam a precisão do conteúdo, a clareza da comunicação e a aderência aos prazos estabelecidos. As partes interessadas incluem todos os participantes da reunião, bem como as equipes de projeto e a gestão. Os riscos associados a esta tarefa incluem a possibilidade de omissão de detalhes importantes, interpretação equivocada das decisões e atrasos na distribuição das atas.

Bloco 2 - Ativação de Persona

A persona avançada é um especialista em redação de atas de reunião, com habilidades específicas para sintetizar discussões complexas de forma concisa e exata. Essa competência é essencial para garantir a qualidade da documentação corporativa e a comunicação eficaz das deliberações.

Bloco 3 - Definição do Problema ou Tarefa

A tarefa consiste em elaborar uma ata de reunião que incorpore todos os elementos essenciais, assegurando que seja um documento útil e acionável para todos os interessados. Isso inclui a clareza na apresentação das informações, a correta atribuição de ações e a facilidade de arquivamento e recuperação.

Bloco 4 - Fornecimento de Materiais

Para realizar esta tarefa, é necessário inserir a agenda da reunião, a lista de participantes e quaisquer notas ou apresentações feitas durante o encontro. Estes materiais formam a base para a criação de uma ata completa e fidedigna.

Bloco 5 - Solicitações de Ação

As ações solicitadas incluem a compilação das discussões em um formato organizado, destacando as decisões tomadas e as ações a serem seguidas, com prazos específicos. Além disso, deve-se garantir que as atas reflitam com precisão e clareza as deliberações, organizando-as para facilitar o arquivamento e a recuperação.

Menu de Ações Possíveis

Este menu oferece uma gama de ações subsequentes para o processamento e finalização da ata. Desde a revisão da minuta até a implementação de ferramentas digitais para otimizar o processo de documentação, cada opção tem o potencial de aprimorar a qualidade e a eficiência da criação de atas.

Perguntas que podem ser usadas para criação de atas de reunião.

Pode também desenvolver essas perguntas junto ao chatGPT e desdobrar ou fazer ajustes no conteúdo de acordo o contexto ou interações.

1. Quais são os componentes essenciais de uma ata de reunião?
2. Como deve ser o formato de uma ata de reunião?
3. Qual é a importância de registrar decisões em uma ata de reunião?
4. Quem deve ser responsável por escrever a ata de reunião?
5. Como garantir que a ata reflita com precisão o que foi discutido?
6. Quais estratégias podem ser utilizadas para manter as atas organizadas?
7. Em que momento a ata deve ser compartilhada com os participantes da reunião?
8. Qual o papel das atas de reunião na governança corporativa?
9. Como as atas de reunião podem ajudar na continuidade de projetos?
10. Quais são as melhores práticas para arquivamento e recuperação de atas?