Calendário do Ano
Aqui você encontra reuniões, encontros e outros eventos obrigatórios para todos os Monges ao longo do ano. Use-o para se planejar!
Rituais
Feedback Contínuo
O QUE É?
Feedback espontâneo para que colaboradores possam dar um retorno sobre seus pares dentro do novo canal de comunicação assíncrona
BENEFÍCIOS
Colaboradores passam a se familiarizar em dar e receber feedback, inclusive pelos seus pares; colaboradores com comportamento exemplar são reconhecidos, mais insumo para os gestores.
COMO?
O feedback será feito a partir de um canal específico no novo canal de comunicação assíncrona (slack ou discord) de fácil acesso para que todos possam usar tanto para dar como para solicitar feedback. Sugestão de implementar feedback anônimo se possível neste canal específico.
RECORRÊNCIA
Ao longo do ano.
OKRs
O QUE É?
A companhia segue apenas com a definição dos OKRs, metodologia de definição de objetivos e key results
BENEFÍCIOS
Mais oportunidade de adaptação ao ritmo da companhia, mais oportunidade do time se ajustar de acordo com o andamento do ano, mais clareza e precisão na avaliação.
COMO?
Os OKRs gerais são definidos pelos sócios, os OKRs específicos são cocriados pelo time durante a imersão. Trabalhamos com 3 OKRs gerais, 2 OKRs por time e 1 OKR individual - por semestre.
A cada 3 meses deve-se realizar no dia de cultura uma revisão dos OKRs e apresentação do andamento.
RECORRÊNCIA
- Definição de OKRs: Março
- Acompanhamento de OKRs: Trimestral
- Revisão de OKRs na imersão: 2º semestre
Imersão da Equipe
O QUE É?
03 dias de imersão presencial fora do Rio, incluindo cocriações, treinamentos, integrações, planejamento estratégico e avaliação de performance
BENEFÍCIOS
Conhecimento e vivência profundo entre membros do time, tempo de qualidade para desenvolvimento e planejamento.
COMO?
A imersão será cocriada pela equipe durante reunião all-hands e com formulário de necessidades e ideias. A partir daí o fluxo será apresentado incluindo atividades propostas por diferentes membros da equipe dentro dos objetivos do encontro.
RECORRÊNCIA
- Semestral, com duração de 3 dias.
Planning
O QUE É?
Reuniões recorrentes que todos os times devem realizar de forma obrigatória para cumprir com o acordo da nossa forma de trabalhar
COMO?
Planejar o sprint dividindo tarefas, responsáveis, prazos, critérios de pronto e prioridades.
RECORRÊNCIA
- Semanal, com duração de 60-90 minutos.
Daily
O QUE É?
Reuniões recorrentes que todos os times devem realizar de forma obrigatória para cumprir com o acordo da nossa forma de trabalhar
COMO?
Responder "o que fizemos ontem, o que vamos fazer hoje, há algo travado?”
RECORRÊNCIA
- 2x por Semana, com duração de 60-90 minutos.
Retro
O QUE É?
Reuniões recorrentes que todos os times devem realizar de forma obrigatória para cumprir com o acordo da nossa forma de trabalhar
COMO?
Analisar o que foi feito na sprint, o que funcionou bem e o que precisa ser alterado para a próxima.
RECORRÊNCIA
- 2x por Semana, com duração de 30-60 minutos.
All-Hands
O QUE É?
Reuniões recorrentes que todos os times devem realizar de forma obrigatória para cumprir com o acordo da nossa forma de trabalhar
COMO?
Dinâmicas e diálogos sobre ways of work e cultura, updates relevantes, conexão entre membros da equipe.
RECORRÊNCIA
- Quinzenal, com duração de 90 minutos.
Boas Práticas
1️⃣ fazer o mínimo de reuniões possível (toda reunião que pode ser resolvida por email, deve ser resolvida por email)
2️⃣ Todo mundo precisa levar a sério ler e responder seus emails com agilidade (não acumular, não deletar sem saber o que é). Para isso devemos mandar O MÍNIMO de emails para a equipe@ . Tente direcionar para as pessoas/equipes responsáveis
3️⃣ Somente as pessoas essenciais devem participar de uma reunião. Lembre que uma reunião custa a soma do valor das horas de todas as pessoas presentes. Quanto mais gente menos a discussão flui também.
4️⃣ Horários: TODAS as reuniões precisam ter hora de começo e final (mais curta possível) pré-acordados e respeitados com pontualidade.
5️⃣ Pautas: TODAS as reuniões precisam ter pauta definida e divulgada com material de preparação previamente acordado e lido/pesquisado. Deve haver um tempo alocado pra cada pauta.
6️⃣ Atas / outputs das reuniões: TODAS as decisões tomadas nas reuniões devem ser registradas em Ata na pasta EQUIPE > ATAS DE REUNIÃO. Todas as entregas devem ser registradas claramente e designadas para um responsável específico, com prazo e follow-up definidos. Todas as tarefas devem ser registradas no Asana.
7️⃣ Papéis nas Reuniões: Toda reunião tem que possuir dois papéis no mínimo, o FACILITADOR e o SECRETÁRIO.
Facilitadores: Toda reunião tem um facilitador/líder que deve conduzir aquela reunião. É papel do facilitador: criar fluxo de reunião, apresentações para reunião, dinâmicas de grupo, mediar o diálogo, controlar o tempo (de cada pauta e de início e fim da reunião);
Secretários: Enviar/solicitar o material de pesquisa/estudo da reunião; registrar na ata: os tópicos discutidos, as decisões, os responsáveis diretos e a expectativa de follow up; enviar a ata para todos os participantes e salvá-la na pasta certa no drive (essa aqui); fazer o follow up marcado após a reunião e acompanhar o progresso até o fim; Informar por email às pessoas não-presentes na reunião e que serão afetadas das decisões sobre o que foi discutido ; reservar espaço para a reunião e informá-lo no Google agenda (sala de reunião, jardim, etc); Convidar as pessoas estritamente necessárias para aquela reunião.
8️⃣ Check-in e Check-out: Todas as reuniões têm um breve check-in e check-out, cada um com uma pergunta geradora formulada pelo facilitador